Agnieszka Koźlarek

Skuteczne motywowanie pracowników

Abstrakt

Motivation is the set of forces that cause people to choose certain behaviors from among the many alternatives open to them.Two of the most popular need hierarchies are Abraham Maslow’s hierarchy and Clayton Alderfer’s ERG theory of motivation. Maslow’s hierarchy of needs assumes that people are motivated to satisfy five levels of needs: physiological,security, belongingness, esteem, and self-actualisation.

1. Teoria i rodzaje motywacji

Czy w dobie kryzysu przedsiębiorcy zastanawiają się nad skutecznym motywowaniem pracowników? Na czym polega motywowanie i jak opisuje nauka ujmując w teoretyczne ramy.

Motywacja jest różnie definiowana- jest pojęciem o wieloznacznym. Najczęściej jest rozumiana jako stan gotowości do podjęcia jakiegoś działania. Każda jednostka posiada motywację do różnych działań. Suma tych działam to tworzony przez organizacje tzw. system motywacyjny, którego celem jest zachęcanie ich do podejmowania zachowań korzystnych oraz unikania zachowań niekorzystnych z punktu widzenia całości. Gdy organizacja nie posiada systemu motywacyjnego aktywność większości pracowników ogranicza się do terminowego pobierania wynagrodzenia.

Motywacja jest przedmiotem wielu interdyscyplinarnych rozważań. W psychologii można wyróżnić trzy główne podejścia do motywacji: Behawioralne, psychodynamiczne oraz poznawcze. [1]

Podejście behawioralne- zachowanie jednostek to reakcja na bodźce zewnętrzne. Bodźce można podzielić na dodatnie i ujemne, pierwsze nazywamy nagrodami, drugie karami. Nagrody mają za zadanie wzmocnienie akceptowanych przez organizacje zachowań, natomiast kary eliminacje tych niepożądanych. Teorie behawioralne wpłynęły na racjonalizację systemów nagradzania i karania w organizacjach.

Podejście psychodynamiczne- w tym rozumieniu kładzie się nacisk na szczególne potrzeby i emocje jednostek. „Same bodźce nie mają charakteru motywacyjnego tylko po „obróbce w każdym z nas nabierają specyficznego charakteru motywacyjnego”. [2] Najbardziej rozpowszechnioną koncepcją psychodynamiczną jest hierarchia potrzeb opracowana przez Abrachama Maslowa. U samego dołu hierarchii mamy potrzeby fizjologiczne a sposobem ich zaspokajania są np. żywność, płaca podstawowa, później idąc w górę mamy: potrzebę bezpieczeństwa z poczuciem stabilności który daje np. system emerytalny, potrzebę przynależności, którą w pracy realizujemy przez kontakty z innymi pracownikami, potrzebę szacunku, wyznaczaną przez status, stanowisko służbowe, a na samej górze w końcu potrzebę samorealizacji- osiąganą przez przydzielenie do ambitnej pracy. [3]

Podobny do hierarchii potrzeb A. Maslowa charakter ma teoria ERG, zaproponowana przez Clayton Alderfer. Skrót ERG oznacza: E- egzystencja (existence), R- kontakty społeczne (relatedness), G- wzrost, rozwój (growth). [4] Teoria ERG sugeruje, że człowiek może być motywowany przez kilka kategorii potrzeb. W porównaniu z teorią A. Maslowa, zakłada element frustracji i regresji, którego nie obejmuje ta pierwsza.

Inną teorią jest tzw. teoria dwuczynikowa- przedstawiająca, zadowolenie i niezadowolenie z wykonywanej pracy na kontinuum. Na podstawie badań  Frederick Herzberg zauważył że czynnikiem niezadowolenia do braku niezadowolenia są tzw. czynniki higieny:

• Przełożeni
• Warunki pracy
• Stosunki interpersonalne
• Płaca i bezpieczeństwo
• Polityka administracyjna

Czynnikiem sięgającym od  zadowolenia lub braku zadowolenia, są tzw. czynniki motywacji:

• Osiągnięcia
• Uznanie
• Sama praca
• Odpowiedzialność
• Awanse i rozwój [5]

Do psychologicznych teorii motywacji należy także zaliczyć tzw. teorie jednostkowych potrzeb ludzkich. Najbardziej rozpowszechnionymi potrzebami są potrzeby: osiągnięć, afiliacji i władzy. Potrzeba osiągnięć jest najbardziej znana, jest rozumiana jako pragnienie realizacji jakiegoś celu. Osoby z silną potrzebą osiągnięć, podejmują odpowiedzialność, mają tendencje do celów o umiarkowanym stopniu trudności, oczekują natychmiastowej reakcji na swoje działania. Potrzeba afiliacji- to pragnienie akceptacji, towarzystwa innych. Osoby o wykształconej potrzebie afiliacji podejmują pracę związaną z kontaktami z innymi ludźmi, tam gdzie można nawiązywać przyjaźnie.

Ciekawym podejściem do motywacji jest teoria oczekiwań w uproszczeniu polegająca na tym: motywacja zależy od dwóch czynników od tego jak silnie czegoś pragniemy, oraz oczekiwań prawdopodobieństwa zaspokojenia tego pragnienia. [6] Teoria zakłada racjonalne zachowanie jednostki, która wybiera takie cele na które realizacje mam szanse. Im więcej wysiłku będzie jednostka przykładać do pracy tym większe będą jej oczekiwania większych osiągnięć. Teorie osiągnięć rozwinął L.W Poster i E. Lawler, którzy zauważyli, że wyższe osiągnięcia mogą prowadzić do większego zadowolenia.

Teoria sprawiedliwości zakłada, że jednostka ocenia rzetelność wyników, lub sprawiedliwość ich osiągania. Najbardziej rozpowszechniona teoria sprawiedliwości to stworzona przez J. Stacy Adamsa. Według tego badacz ludzie dążą do sprawiedliwości społecznej. Kryteriami postrzegania sprawiedliwości są własne kryteria jednostki. Pracownicy zatem kalkulują między nakładami na pracę a wynikami- tworząc swoiste proporcje które stanowią podstawę do porównania swoich wyników z innymi. Poczucie sprawiedliwości to porównanie proporcji otrzymanej u jednostki a tych otrzymanych w mniemaniu tej jednostki przez innych. Wysoką motywację uzyskują jednostki, które mają poczucie, że są należycie wynagradzane. Te jednostki które czują, że mają wyższy wkład niż oczekiwane wyniki, w porównaniu z innymi, będą skłonne do zmniejszania swojego wkładu w wykonywaną pracę. Osoby które czują, że są wyżej wynagradzane, niż inni pracownicy, za tę sama prace, maja tendencje do zwiększania swojego wysiłku.

Teoria ustalania celów, zakłada że pracownik i pracodawca, powinni osiągnąć kompromis w sprawie co powinien wykonywać pracownik;  konkretne wytyczne, powinny zawierać umiarkowany stopień trudności; przy jednoczesnym zaakceptowaniu przez pracownika. Wynagrodzenie to swoiste rozliczenie, z tego co zostało zrobione i jak. Istnieje wiele innych niż opisane powyżej teorii motywacji.

2. Rola motywacji w zarządzaniu personelem

Motywacja jest najważniejszym aspektem zarządzania personelem. Bez rozumienia czym jest motywacja nie można kierować, żadnym przedsiębiorstwem. To pracownicy są jedną z ważniejszych wartości danej organizacji. Tyle mówi teoria ale w praktyce, myślę, że jest inaczej. W dobie kryzysu; pierwszym pomysłem jak poprawić finanse przedsiębiorstwa jest zwolnienie pracowników. Gdy zlekceważymy rolę motywacji to przyczynimy się do fluktuacji pracowników, a ci co pozostaną w naszej organizacji nie będą tak wydajni jak byśmy sobie tego życzyli. Duża fluktuacja występuje gdy mamy do czynienia z patologiami w organizacji społecznej jaka jest przedsiębiorstwo. Przekłada się to na obniżenie zysku danej organizacji. Pracodawcy zapominają, że obcinając pensje, zwalniając pracowników- licząc na ekonomiczny zysk przyczyniają się do jego zmniejszenia. Dla organizacji takich jak przedsiębiorstwo najlepszy jest kompromis miedzy pracownikiem a pracodawcą.

Daniel Katz wyróżnił sześć wzorców motywacyjnych odgrywających rolę w zarządzaniu:

1. Konformizm wobec norm systemu organizacyjnego
2. Instrumentalne nagrody systemowe
3. Instrumentalne nagrody indywidualne
4. Satysfakcja z pracy
5. Integracja celów osobistych i systemu wartości z celami i wartościami firmy
6. Satysfakcja płynąca z przynależności do małych grup roboczych [7]

Konformizm wobec norm systemu organizacyjnego oznacza wypełnianie wszystkich zaleceń wynikłych z wykonywania danej pracy. [8] To czy jednostka będzie zainteresowana wypełnianiem obowiązków wynikłych z  przyjętych przez organizację norm, zależy od odpowiedniości i stosowalności przepisów, jasności tych przepisów, a także nieuchronności kary i nagrody. Jeżeli da się „obejść przepisy” i uniknąć kary to jednostka, przy skalkulowaniu, że jej się to opłaca właśnie tak postąpi. Gdy nie ma tez gwarancji że uzyska nagrodę nie będzie dążyć do wyznaczonych celów, lub wypełniać w najniższym akceptowalnym zakresie.

Instrumentalne nagrody systemowe- są często postrzegane jak tzw. „socjal”, są to też np. podwyżki związane z wzrostem kosztów utrzymania pracowników. Każdy przedsiębiorca dąży do minimalizacji tych kosztów. W dobie kryzysu właśnie ten „socjal” jest postrzegany jako zbędny wydatek. Są to więc nagrody nie związane bezpośrednio z dokonaniami poszczególnych jednostek. Podstawową funkcją takich nagród jest przywiązanie pracownika do danej organizacji. Nie mają one wpływu na wzrost motywacji poszczególnych pracowników. Służą bardziej, zatrzymywaniu pracowników w organizacji- czyli przeciwdziałaniu fluktuacji kadry pracowniczej.

Instrumentalne nagrody indywidualne, są związane z wkładem poniesionym przez pracownika. Organizacje są złożonymi jednostkami, w których działa się zespołowo, dlatego trudno określić jednostkowy wkład w dane przedsięwzięcie. Warunkiem efektywnego motywowania instrumentalnych nagród indywidualnych jest fakt znacznego przyrostu w porównaniu z stanem poprzednim (efekt Crespiego), adekwatność nagród do stopnia skomplikowania zadań, najlepiej gdy nagroda wręczana jest tuż po ukończeniu zadania, zasady przyznawania nagród powinny być jasne i akceptowane przez pracowników, w przeciwnym razie są źródłem konfliktów.

Satysfakcja z pracy- jest rozumiana jako satysfakcja z dobrze spełnionego obowiązku.  Ten aspekt psychologiczny związany jest z potrzebami wyższego rzędu. W satysfakcji z pracy ważny  jest rodzaj wykonywanych zadań. Praca nie powinna być automatyczna, powinna pozwalać na wykazanie się przez pracownika swoimi umiejętnościami, wiedzą. Dlatego w niektórych zakładach przenosi się pracowników wykonywujących jakieś automatyczne zadanie (czasem chwilowo) na inne.

Integracja celów osobistych i systemu wartości z celami i wartościami firmy. Jest to najwyżej ceniony system motywacji. Czyli stworzenie postawy konformistycznej dla zasad i norm panujących w firmie. Pracownik przyswaja normy, reguły zachowania, które obowiązują w danej organizacji. Taki system nie wymaga kontroli zewnętrznej. W przedsiębiorstwach stosujących taki system motywacyjny wytwarza się tzw. „kultura organizacji” W celu zastosowania tego systemu, pracownika trzeba „socjalizować” – ucząc umiejętność bezkonfliktowego istnienia w grupie, współdziałania z innymi. Trudność stosowania polega na znalezieniu takich jednostek, które będą całkowicie identyfikować się z dana organizacją. Częściej takie cechy charakteru przypisuje się pracownikom wyższego szczebla.

Pracownik bardziej skłonny socjalizować się małą grupą znanych mu osób. Łatwiej także przyjmuje normy i wartości małej grupy. Jest to pozytywne zjawisko, chyba, ze prowadzi do powstania „kliki”, „frakcji” . [9] Wytworzone w procesie tworzenia się „kliki” normy nie musza być zgodne z normami przedsiębiorstwa.

3. Płaca i jej motywujący wpływ na pracowników

Frederic Taylor, zakładał, że wzrost wydajności pracy jest wprost proporcjonalny do przyrostu płacy.  Pieniądze jako  najważniejszy, wręcz jedyny, czynnik motywujący były uważane do badań Eltona Mayo. Nie widziano wtedy innych czynników podnoszących efektywność pracy- związanych z potrzebami społecznymi. Na gruncie psychologii powstało wiele teorii wyjaśniających rolę pieniądza w procesie motywacji:

• Ujęcie behawioralne- pieniądz jako wzmocnienie wtórne
• Ujęcie popędowe- pieniądz jako pobudka warunkowa, wyuczanie popędu do pieniądza
• Ujęcie psychoanalityczne- pieniądz jako czynnik redukujący lęk
• Ujęcie holistyczne- pieniądz jako czynnik higieny i warunek zdrowia psychicznego
• Ujęcie poznawcze -pieniądz jako środek do uzyskania pożądanych korzyści [10]

Płace ustala się na drodze negocjacji między pracownikiem a pracodawcą. [11] W dużych zakładach pracy, gdzie istnieje ruch związkowy zawiera się tzw. układy zbiorowe pracy. W niektórych organizacjach wypracowano stawki zaszeregowania dla poszczególnych pracowników .

Wynagrodzenie jest funkcją dochodową, jeżeli patrzymy ze strony pracownika, funkcją kosztową gdy bierzemy pod uwagę organizacją. Praca wpływa na relacje między pracownikami, jak i relacje z innymi organizacjami.

Stosowane są różne kryteria zróżnicowania wynagrodzeń- od stopnia trudności pracy, wynagradzanie za osiągnięte efekty pracy. Ta ostatnia zasada najczęściej jest stosowana przy zmiennej części wynagrodzenia- premii. Inną zasadą wynagradzania pracownika jest wynagradzanie według kompetencji. Istnieje szereg form wynagradzania pracowników:

• Forma czasowa- uzależnienie od czasu przepracowanego
• Forma premiowa- spełnienie przez pracownika wcześniej ustalonych kryteriów
• Forma akordowa- pracownik opłacany jest proporcjonalnie do ilości wykonywanej pracy
• Forma zadaniowa- łączy  formę czasową, premiową , akordową
• Forma prowizyjna- wynagrodzenie zawiera część stałą, swego rodzaju płacę jak i część zmienną, stanowiącą ustalony procent płacy zasadniczej i wypłacaną po wykonaniu zadania w założonym terminie
• Forma kafeteryjna- jest to forma z elastycznym czasem pracy. Uelastycznienie wynagrodzenia polega na uzależnieniu pewnych części wynagrodzenia lub powiązanie pewnych jego składników z sytuacją firmy. [12]

4. Pozapłacowe środki motywowania pracowników

Organizacja pracy może wpływać motywująco na pracowników. Przez długi czas obowiązywał pogląd F.W. Taylora, że najlepsza organizacja pracy gwarantuje głęboki podział operacyjny, wysoką specjalizację wykonawców, wyraża rozdział funkcji koncepcyjnych, przygotowawczych, wykonawczych i kontrolnych .[13] Uważano, że im większy podział pracy tym większa wydajność. Wzrost poziomu wykształcenia pracowników skutkuje zaistnieniem potrzeb:

• Rozwoju- podnoszenia kwalifikacji
• Zmiany- niechęć do pracy monotonnej
• Samodzielności- odpowiedzialności
• Pragnienie bycia poinformowanym
• Szacunku i uznania.[14]

Występują trzy formy organizacji pracy: rotacja, poszerzanie pracy, wzbogacanie pracy.

Rotacja jest rozumiana jako cykliczna zmiana zadań pracowniczych. Zmiana może dotyczyć stanowisk, lub typu czynności. Istnieje jednak niebezpieczeństwo wymiany niemotywujących zadań na inne niemotywujące zadania. System rotacji sprawdza się w przemyśle- gdy stanowisko pracy jest związane z ciężką pracą fizyczną, rotacja to przydzielenie do mniej obciążającej pracy.

Rozszerzanie pracy- polegający na łączeniu podobnych operacji wykonywanych na różnych stanowiskach. Rozszerzenie zakresu pracy sprawdza się w wypadku prac ręcznych lub maszynowo ręcznych. Jej oddziaływanie motywacyjne jest niewielkie.

Wzbogacanie pracy polega na łączeniu czynności o różnym stopniu trudności,  a co się z tym łączy, zwiększaniu elementu decyzyjnego. Do szerszego zakresu pracy zostaje więc wprowadzony element planowania własnej pracy. Takie rozwiązania sprawdzają się w przypadku osób wykształconych.

Prace można wzbogacać treściowo kształtując grupy robocze. Rozwiązanie takie sprawdza się w przypadku osób dla których ważne są więzi interpersonalne. Grupa powinna być niewielka – góra 20 osób, powinna posiadać autonomie w podejmowaniu niektórych decyzji, najlepiej byłoby gdyby była dobrowolna, warunki pracy w zespole powinny mieć charakter umowy. Najlepszym rozwiązaniem jest równomierne rozłożenie obowiązków i uprawnień w grupie. Tworzenie takich grup sprawdza się przy osobach wykształconych- specjalistach.

Proces partycypacji może działać motywująco na pracowników. Jest to wydzielenie pracy i powierzenie za nią odpowiedzialności.

Innym pozapłacowym sposobem motywowania jest delegowanie uprawnień. Danego pracownika wyznacza się do wykonania danej pracy. Często ta forma motywacji budzi niechęć- zarówno pracownika delegowanego do pracy, jak i tego którego zakres obowiązków się zawęża. Istnieje też problem „rozmycia” uprawnień- pracownik nie wie czym powinien się zajmować.

5. Polityka kadrowa, systemy szkolenia i ich rola motywacyjna

Jedną z  podstawowych  elementów procesu kadrowego jest odpowiedni dobór pracowników. Dobór pracowników rozumiany jako obsadzanie danych stanowisk kadrowych, tak aby zagwarantować sprawne funkcjonowanie organizacji, przy jednoczesnym zaspokajaniu aspiracji jednostek. Proces doboru pracowników łączy trzy podstawowe elementy:

• Rekrutacje
• Selekcje
• Wprowadzenie do pracy [15]

Rekrutacja to zagwarantowanie organizacji wyboru z wystarczająco dużej liczby kandydatów na określone stanowisko pracy, z odpowiednimi kwalifikacjami do jej wykonywania. Rekrutacja może być zewnętrzna i wewnętrzna. Zewnętrzna gdy poszukuje się pracowników z poza organizacji, wewnętrzna gdy pracowników szuka się wewnątrz organizacji. Pracownika można zatrudniać z myślą, że będzie pracował w organizacji przez długie lata, lub nawet do końca życia- model kapitału ludzkiego. Można też stosować model sita, czyli eliminować pracowników mniej wydajnych.

Kolejnym etapem doboru pracownika jest selekcja, czyli zbieranie informacji o kandydatach- kwestionariusz osobowy i o stanowisku- tzw. zakres zadań

Po zapoznaniu się z pisemną oferta kandydata, zostają odrzucone osoby nie spełniające minimum wymagań kwalifikacyjnych. Dla budowania pozytywnego wizerunku firmy powinno się podziękować kandydatom odrzuconym, za udział w rekrutacji. Po odrzuceniu, kandydatów nie spełniających minimum, ci którzy je spełniają zapraszani są na rozmowę wstępną- czyli bliższe zapoznanie się z kandydatami na określone stanowisko. Po przejściu wstępnej rozmowy kandydat jest umawiany na szczegółową z rozmowę z kierownikiem , u którego kandydat może zostać zatrudniony.

Ważnym elementem jest planowanie kariery. Można wyróżnić:

• Podejście „ niewidzialnej ręki”- nieingerowanie w plany zawodowe pracowników,
• Podejście „poszukiwania pereł”- zakładanie, że istnieje pewna liczba osób, cennych dla organizacji
• Podejście planowania karier- pogodzenie potrzeb i możliwości organizacji z indywidualnymi planami kariery pracowników. [16]

Planowanie karier wiąże pracowników z firmą, obniża koszty związane z rekrutacją, ułatwia rozwój osobisty pracowników,, umacnia kulturę organizacji.

Można wyróżnić pięć etapów kariery według D. E. Supera:

1. Etap przygotowawczy wzrost, zdobywanie wykształcenia
2. Wczesny etap kariery, badanie, odkrywanie- podjęcie pierwszej pracy
3. Środkowy etap kariery- otwarcie to okres 35-50 lat
4. Późny etap – stagnacja- bardzo mała możliwość zmiany stanowiska
5. Schyłek kariery – kres [17]

Na różnych etapach rozwoju pracowniczego podejmuje się tzw. oceny pracownicze w ramach istniejącego systemu ocen. Bada się w nim cechy osobowości, zachowania, wyniki pracy danego pracownika. Najlepiej jest gdy wyniki ocen pracowniczych przekładają się na system wynagrodzeń.

Innym sposobem motywowania jest system szkoleń, który ma za zadanie powiększenie, uzupełnienie wiedzy pracownika w tematyce związanej z jego pracą. Szkolenia są bardzo ważne przy ciągle zmieniającym się otoczeniu organizacji, zmienności samych organizacji.

Przypisy:

[1]  A. K. Koźniński: 1997; Zarządzanie teoria i praktyka, PWN, Warszawa, s. 261-297

[2] A. K. Koźniński: 1997;  Zarządzanie …cyt. praca, s. 262

[3] Ricky W. Griffin: 1997; Podstwy zarządzania organizacjami, PWN, Warszawa 1997, s.461 [4] Ricky W. Griffin: 1997; Podstwy ….cyt. praca, s.463

[5]  Ricky W. Griffin: 1997, Podstwy ….cyt. praca, s.465

[6] Ricky W. Griffin: 1997; Podstwy ….cyt. praca, s.469

[7]  J.F. Terelak;1999; Psychologia menedżera, Difin, Warszawa, s. 270-272

[8]  Por. R.K. Merton; 2002,Teoria socjologiczna i struktura społeczna, PWN, Warszawa

[9]  J.F. Terelak; 1999; Psychologia menedżera, Difin, Warszawa, s. 273

[10]  J.F. Terelak; 1999; Psychologia menedżera, Difin, Warszawa, s. 273-274

[11]  E. McKenna, N. Beech;1999; Zarządzanie zasobami ludzkimi, Felberg SJA, Warszawa

[12]  A. Pocztowski; 1998; Zarządzanie zasobami ludzkimi, Aktywa, Kraków, s. 181-185

[13]  Motywowanie w przedsiębiorstwie, uwalnianie ludzkiej produktywności, 2001; Z. Jasińskiego, (red.) Placed, Warszawa, s.49

[14] Motywowanie w przedsiębiorstwie, uwalnianie ludzkiej produktywności, 2001, Z. Jasińskiego (red.), Placed, Warszawa, s.50

[15]  Motywowanie w przedsiębiorstwie, uwalnianie ludzkiej produktywności, 2001 Z. Jasińskiego, ( red).  Placed, Warszawa, s.79

[16] Motywowanie w przedsiębiorstwie, uwalnianie ludzkiej produktywności, Warszawa 2001 Z. Jasińskiego, ( red). Placed, Warszawa 2001, s.87

[17] Ibidem, s.89